Электронная подпись руководителя нужна разным сотрудникам

Электронная подпись руководителя нужна разным сотрудникам – что делать

С 1 января 2022 года электронную цифровую подпись (ЭЦП) руководителям организаций и индивидуальным предпринимателям выдаёт ФНС. ЭЦП руководителям бюджетных организаций и учреждений выдаёт Казначейство.

Подпись записывается на специальную флешку (токен) в единственном экземпляре. Скопировать ЭЦП на компьютер или другую флешку невозможно.

ЭЦП на сотрудника

Новая технология выдачи ЭЦП затрудняет работу сотрудников. Подпись руководителя нужна для сдачи отчётности в госорганы, отправки документов контрагентам посредством электронного документооборота (ЭДО), доступа в личные кабинеты предприятия на различных государственных сервисах и для других целей.

ЭЦП требуется разным сотрудникам на разных рабочих местах. До сих пор вопрос решался копированием подписи директора. С вводом токенов это стало невозможным.

Сотрудники могут передавать друг другу ЭЦП руководителя. Это затрудняет работу и создаёт угрозу безопасности.

Вопрос решается делегированием права подписи.

Ответственные сотрудники получают ЭЦП. Каждый продолжает подписывать "свои" документы, но не электронной подписью директора, а своей. Чтобы получатели документов признали законность подписи сотрудника, директор оформляет на каждого доверенность. Доверенность может быть обычная – на бумаге. Или можно оформить электронную доверенность, она называется машиночитаемая доверенность (МЧД).

Процесс получения сотрудниками ЭЦП и подписания сотрудниками электронных документов

Чтобы сотрудники могли подписывать документы своими электронными подписями, нужно выполнить 4 шага:
1. Руководитель получает ЭЦП в ФНС
2. Сотрудники получают ЭЦП в АУЦ (можно через Мегаскоп)
3. Директор выдаёт машиночитаемые доверенности сотрудникам
4. Сотрудники подписывают документы

Бумажная доверенность

Бумажные доверенности работают только до августа 2023 года. С 1 сентября 2023 года передоверить подписание документов сотруднику можно только при помощи МЧД.

Если оформляете бумажную доверенность для отправки документов в ФНС, такую доверенность нужно регистрировать в инспекции ФНС.Рекомендуем оформить доверенность по шаблону и отвезти в инспекцию. Сделать это может любой сотрудник.

Шаблон доверенности ФНС

ФСС требует регистрации доверенного лица. Подробная инструкция Калужского регионального отделения ФСС доступна по ссылке.

Инструкция по регистрации доверенного лица

Шаблон доверенности ФСС

В ПФР нужно отправить неформализованное письмо, подписанное ЭЦП руководителя. В письме предприятие уведомляет о том, что уполномочивает физическое лицо осуществлять обмен документами с фондом. В ответ фонд высылает документы, которые нужно заполнить и отправить обратно – также с ЭЦП директора. После этого сотрудник со своей подписью физического лица сможет подписывать и отправлять отчёты в ПФР.

Шаблон доверенности ПФР

Доверенное лицо может получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре (АУЦ). В качестве АУЦ выступает фирма 1С, Сбербанк и другие банки, почта России, Калуга Астрал, Такском и другие организации. Список всех АУЦ представлен на сайте Минцифры.

Как официальный партнёр фирмы 1С компания Мегаскоп также оформляет электронные подписи сотрудникам. ЭЦП руководителю выдаёт ФНС. Для получения сотруднику нужно лично прийти в офис Мегаскопа с доверенностью и паспортом.

Машиночитаемая доверенность

Бумажные доверенности с 1 сентября 2023 года не принимаются госорганами. Рекомендуем переходить на машиночитаемые доверенности (МЧД).

МЧД оформляется на сайте ФНС и подписывается электронной подписью руководителя, полученной в инспекции налоговой службы.

Также МЧД можно оформить в программе 1С. Подробная инструкция дана на портале 1С:ИТС.

Инструкция по оформлению МЧД

В программах 1С оформляется машиночитаемая доверенность отдельно для ФНС и для ФСС. Для ПФР оформляется «Уведомление о предоставлении полномочий представителю» – аналог МЧД.

Создание МЧД в 1С:Бухгалтерии 3.0.
Отчеты→Уведомления, сообщения и заявления→Создать→МЧД→Машиночитаемая доверенность ФНС/ФСС или Уведомление о предоставлении полномочий представителю (ПФР)

Сдача отчётов за несколько юрлиц

Зачастую в бизнесе задействовано несколько юридических лиц. Один сотрудник сдаёт отчётность по всем юрлицам. Разберём, как это организовать, на примере главного бухгалтера.

При использовании машиночитаемой доверенности главбуху не нужно получать отдельную электронную подпись на каждое юрлицо. На него оформляется ЭЦП как на физическое лицо. В данной ЭЦП не указываются реквизиты организации, только данные физлица. Такую подпись можно оформить в Аккредитованных удостоверяющих центрах и в Мегаскопе.

От каждого юрлица оформляется машиночитаемая доверенность на главного бухгалтера для ФНС и ФСС. Для ПФР оформляется Уведомление о предоставлении полномочий представителю. После чего главбух сдаёт отчёты со своей подписью физлица.

Резюме

Таким образом с 2022 года законодатель подталкивает предприятия к безопасному использованию ЭЦП. Директор подписывает документы своей подписью, уполномоченные сотрудники – своей. Полномочия сотрудника подтверждаются машиночитаемой доверенностью.

Если у Вас возникли вопросы по работе с ЭЦП или хотите оформить ЭЦП на сотрудника, напишите на info@megascope.ru или позвоните +7 (484-39) 7-91-32.