Электронная подпись руководителя нужна разным сотрудникам – что делать

С 1 января 2022 года электронную цифровую подпись (ЭЦП) руководителям организаций и индивидуальным предпринимателям выдаёт ФНС. ЭЦП руководителям бюджетных организаций и учреждений выдаёт Казначейство.
Подпись записывается на специальную флешку (токен) в единственном экземпляре. Скопировать ЭЦП на компьютер или другую флешку невозможно.
ЭЦП на сотрудника
ЭЦП требуется разным сотрудникам на разных рабочих местах. До сих пор вопрос решался копированием подписи директора. С вводом токенов это стало невозможным.
Сотрудники могут передавать друг другу ЭЦП руководителя. Это затрудняет работу и создаёт угрозу безопасности.
Вопрос решается делегированием права подписи.
Ответственные сотрудники получают ЭЦП. Каждый продолжает подписывать "свои" документы, но не электронной подписью директора, а своей. Чтобы получатели документов признали законность подписи сотрудника, директор оформляет на каждого доверенность. Доверенность может быть обычная – на бумаге. Или можно оформить электронную доверенность, она называется машиночитаемая доверенность (МЧД).

Чтобы сотрудники могли подписывать документы своими электронными подписями, нужно выполнить 4 шага:
1. Руководитель получает ЭЦП в ФНС
2. Сотрудники получают ЭЦП в АУЦ (можно через Мегаскоп)
3. Директор выдаёт машиночитаемые доверенности сотрудникам
4. Сотрудники подписывают документы
Бумажная доверенность
Если оформляете бумажную доверенность для отправки документов в ФНС, такую доверенность нужно регистрировать в инспекции ФНС.Рекомендуем оформить доверенность по шаблону и отвезти в инспекцию. Сделать это может любой сотрудник.
ФСС требует регистрации доверенного лица. Подробная инструкция Калужского регионального отделения ФСС доступна по ссылке.
В ПФР нужно отправить неформализованное письмо, подписанное ЭЦП руководителя. В письме предприятие уведомляет о том, что уполномочивает физическое лицо осуществлять обмен документами с фондом. В ответ фонд высылает документы, которые нужно заполнить и отправить обратно – также с ЭЦП директора. После этого сотрудник со своей подписью физического лица сможет подписывать и отправлять отчёты в ПФР.
Доверенное лицо может получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре (АУЦ). В качестве АУЦ выступает фирма 1С, Сбербанк и другие банки, почта России, Калуга Астрал, Такском и другие организации. Список всех АУЦ представлен на сайте Минцифры.
Как официальный партнёр фирмы 1С компания Мегаскоп также оформляет электронные подписи сотрудникам. ЭЦП руководителю выдаёт ФНС. Для получения сотруднику нужно лично прийти в офис Мегаскопа с доверенностью и паспортом.
Машиночитаемая доверенность
МЧД оформляется на сайте ФНС и подписывается электронной подписью руководителя, полученной в инспекции налоговой службы.
Также МЧД можно оформить в программе 1С. Подробная инструкция дана на портале 1С:ИТС.
В программах 1С оформляется машиночитаемая доверенность отдельно для ФНС и для ФСС. Для ПФР оформляется «Уведомление о предоставлении полномочий представителю» – аналог МЧД.

Создание МЧД в 1С:Бухгалтерии 3.0.
Отчеты→Уведомления, сообщения и заявления→Создать→МЧД→Машиночитаемая доверенность ФНС/ФСС или Уведомление о предоставлении полномочий представителю (ПФР)
Сдача отчётов за несколько юрлиц
При использовании машиночитаемой доверенности главбуху не нужно получать отдельную электронную подпись на каждое юрлицо. На него оформляется ЭЦП как на физическое лицо. В данной ЭЦП не указываются реквизиты организации, только данные физлица. Такую подпись можно оформить в Аккредитованных удостоверяющих центрах и в Мегаскопе.
От каждого юрлица оформляется машиночитаемая доверенность на главного бухгалтера для ФНС и ФСС. Для ПФР оформляется Уведомление о предоставлении полномочий представителю. После чего главбух сдаёт отчёты со своей подписью физлица.
Резюме
Если у Вас возникли вопросы по работе с ЭЦП или хотите оформить ЭЦП на сотрудника, напишите на info@megascope.ru или позвоните +7 (484-39) 7-91-32.