Электронная подпись руководителя нужна разным сотрудникам – что делать


Рутокен

С 1 января 2022 года электронную цифровую подпись (ЭЦП) руководителям организаций и индивидуальным предпринимателям выдаёт ФНС. ЭЦП руководителям бюджетных организаций и учреждений выдаёт Казначейство.

Подпись записывается на специальную флешку (токен) в единственном экземпляре. Скопировать ЭЦП на компьютер или другую флешку невозможно.

ЭЦП на сотрудника

Новая технология выдачи ЭЦП затрудняет работу сотрудников. Подпись руководителя нужна для сдачи отчётности в госорганы, отправки документов контрагентам посредством электронного документооборота (ЭДО), доступа в личные кабинеты предприятия на различных государственных сервисах и для других целей.

ЭЦП требуется разным сотрудникам на разных рабочих местах. До сих пор вопрос решался копированием подписи директора. С вводом токенов это стало невозможным. 


Сотрудники могут передавать друг другу ЭЦП руководителя. Это затрудняет работу и создаёт угрозу безопасности. 

Вопрос решается делегированием права подписи. 

Ответственные сотрудники получают ЭЦП. Каждый продолжает подписывать "свои" документы, но не электронной подписью директора, а своей. Чтобы получатели документов признали законность подписи сотрудника, директор оформляет на каждого доверенность. До 1 сентября 2023 года доверенность можно было оформить на бумаге. Сейчас бумажные доверенности не принимаются госорганами. Нужно оформлять электронную доверенность, она называется машиночитаемая доверенность (МЧД).

Процесс получения сотрудниками ЭЦП и подписания сотрудниками электронных документов 

Чтобы сотрудники могли подписывать документы своими электронными подписями, нужно выполнить 4 шага:
1. Руководитель получает ЭЦП в ФНС
2. Сотрудники получают ЭЦП в АУЦ (можно через Мегаскоп)
3. Директор выдаёт машиночитаемые доверенности сотрудникам
4. Сотрудники подписывают документы

Машиночитаемая доверенность

МЧД оформляется на сайте ФНС и подписывается электронной подписью руководителя, полученной в инспекции налоговой службы.

Также МЧД можно оформить в программе 1С. Подробная инструкция дана на портале 1С:ИТС.

Инструкция по оформлению МЧД

В программах 1С оформляется машиночитаемая доверенность отдельно для ФНС и для ФСС. Для ПФР оформляется «Уведомление о предоставлении полномочий представителю» – аналог МЧД.

Создание МЧД для ФНС, ФСС и ПФР

Создание МЧД в 1С:Бухгалтерии 3.0.
Отчеты→Уведомления, сообщения и заявления→Создать→МЧД→Машиночитаемая доверенность ФНС/ФСС или Уведомление о предоставлении полномочий представителю (ПФР)

Сдача отчётов за несколько юрлиц

Зачастую в бизнесе задействовано несколько юридических лиц. Один сотрудник сдаёт отчётность по всем юрлицам. Разберём, как это организовать, на примере главного бухгалтера.

При использовании машиночитаемой доверенности главному бухгалтеру не нужно получать отдельную электронную подпись на каждое юрлицо. На него оформляется ЭЦП как на физическое лицо. В данной ЭЦП не указываются реквизиты организации, только данные физлица. Такую подпись можно оформить в Аккредитованных удостоверяющих центрах и в Мегаскопе.

От каждого юрлица оформляется машиночитаемая доверенность на главного бухгалтера для ФНС и ФСС. Для ПФР оформляется Уведомление о предоставлении полномочий представителю. После чего главный бухгалтер сдаёт отчёты со своей подписью физлица.

Резюме

Таким образом с 2022 года законодатель подталкивает предприятия к безопасному использованию ЭЦП. Директор подписывает документы своей подписью, уполномоченные сотрудники – своей. Полномочия сотрудника подтверждаются машиночитаемой доверенностью.

Если у Вас возникли вопросы по работе с ЭЦП или хотите оформить ЭЦП на сотрудника, напишите на info@megascope.ruили позвоните +7 (484-39) 7-91-32.

Пользовательское соглашение      Политика конфиденциальности

Заряжено Битрикс24 — Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт конструктор
Сообщить о нарушении